Najczęstsze błędy podczas organizacji eventów

Jak zorganizować event? Poznaj najczęstsze błędy

Według prawa Murphy’ego jeśli coś może pójść nie tak, to pójdzie nie tak. Dlatego planując event, sprawdzaj, porównuj i przewiduj, tak aby nic Cię nie zaskoczyło. A jeśli nawet po drodze wydarzy się coś niespodziewanego, będziesz w stanie szybko zareagować. W naszym artykule podpowiadamy, jak zorganizować event, by uniknąć błędów.

Jak zorganizować event, który okaże się sukcesem?

Ucz się na błędach innych, a unikniesz wpadek wpływających na przebieg wydarzenia. Oto garść wskazówek, z którymi warto się zapoznać, zanim przystąpisz do organizacji eventów.

Niefortunny termin

Niejeden event może zakończyć się fiaskiem, jeśli nie wybierzesz trafnie terminu. Data powinna odpowiadać zarówno ewentualnym prelegentom, jak i uczestnikom. Warto wziąć pod uwagę chociażby fakt, że coraz częściej wakacyjne urlopy przesuwane są na miesiące jesienne, to znaczy wrzesień, październik. Wbrew pozorom event organizowany we wrześniu, kiedy teoretycznie kończą się wakacje, nie musi wcale oznaczać, że na Twojej imprezie pojawią się tłumy.

Warto również sprawdzić kalendarz świąt i wydarzeń, bo może się okazać, że Twój event zostanie przyćmiony przez rejestrację dawców szpiku z okazji Dnia Dawcy Szpiku, Międzynarodowe Targi Turystyczne, a nawet koncert Coldplay. Wszystko zależy jednak od Twojej grupy docelowej, dlatego jej określenie jest szczególnie istotne.

Event konkurencji

Zanim wybierzesz termin eventu, sprawdź, czy w okolicy nie są już zaplanowane inne wydarzenia, w szczególności o zbliżonej tematyce. Jeśli tak się stanie, istnieje ryzyko, że w organizowanym przez Ciebie evencie weźmie udział mniej osób. 

A jeśli nawet tematyka eventu nie pokrywa się z Twoją, to przeszkodą organizacyjną może okazać się dobiegający z oddali hałas, szczególnie gdy impreza odbywa się na świeżym powietrzu. Problem pojawi się również, gdy konkurencja wcześniej wynajmie usługodawców i specjalistów, których Ty też będziesz potrzebował. Dlatego tak ważne jest, abyś monitorował działania potencjalnych konkurentów w swojej branży i okolicy. 

Nietrafiona lokalizacja

Kolejnym ważnym aspektem eventu jest lokalizacja. Powinna współgrać z wizerunkiem Twojej firmy. Pod względem praktycznym miejsce musi cechować się wysoką dostępnością, tak aby można było się do niego dostać zarówno prywatnym samochodem, jak i środkiem komunikacji miejskiej.

Nie bez znaczenia jest również obecność w pobliżu restauracji, a czasem nawet atrakcji turystycznych. Dzięki temu osoby, który przyjadą na event z innych zakątków kraju będą czerpały z wydarzenia dodatkową korzyść. 

Uczestnicy konferencji doceniają również bliską odległość od hotelu, a jeśli nie jest to możliwe, plusem jest zapewnienie chociaż transportu. Jeśli w wydarzeniu mają wziąć udział goście z zagranicy, warto zorganizować dla nich przelot i transport z lotniska. I chociaż mogą się tym zająć na własną rękę, to zawsze jest lepiej, gdy goście poczują się “zaopiekowani” przez organizatora.

Zwróć również uwagę, aby przestrzeń, w której odbywa się impreza, szczególnie z dużą liczbą gości, gwarantowała swobodne przemieszczanie się, a w sytuacji kryzysowej sprawną ewakuację. Odpowiedzialne podejście do organizacji eventów wymaga również uwzględnienia czarnych scenariuszów.

Istotne jest również, aby przestrzeń była przyjazna dla osób niepełnosprawnych. Zatroszcz się o podjazdy, miejsca siedzące, toalety, a także personel, który będzie gotowy nieść pomoc w razie potrzeby. Jeżeli chodzi natomiast o osoby z pokolenia Z, i starsze, niezwykle ważny okazuje się dostęp do szybkiego Internetu oraz stacji ładujących. Uwzględnij więc to na swojej liście zadań.

Zbyt duże oszczędności

Kontrolowanie budżetu jest ważne, ale nie możesz wszędzie szukać oszczędności – w przeciwnym razie oprawa eventu będzie “byle jaka”. Takie podejście sugeruje brak szacunku do odbiorcy. A diabeł, jak wiemy, tkwi w szczegółach. Dlatego w organizacji eventów przydadzą Ci się umiejętności negocjacyjne i efektywne szukanie sposobów na zwiększenie ROI. Kontroluj budżet, ale bez szkody dla całej koncepcji wydarzenia.

Wybór niewłaściwego prowadzącego

Tak jak każda zabawa taneczna powinna mieć swojego wodzireja, tak na evencie nie może zabraknąć dobrego konferansjera, który przywita zebranych, przedstawi uczestników i gości oraz zabawi publiczność rozmową. Powinien on być doświadczony, charyzmatyczny i dobrze zorientowany w programie, dzięki czemu z łatwością utrzyma zainteresowanie odbiorców podczas trwania całego wydarzenia i jednocześnie mieć w pełni kontrolę nad tym, co i w jakiej kolejności dzieje się na scenie.

Niesprawny sprzęt

Niemal każdy event wymaga sprzętu audiowizualnego większego lub mniejszego kalibru – od nagłośnienia przez oświetlenie aż po multimedia i efekty specjalne. Tymczasem organizatorzy eventów często nie weryfikują z wyprzedzeniem sprawności rzutnika czy mikrofonów. Główny test odbywa się więc bezpośrednio przed wydarzeniem lub, co gorsza, w trakcie jego trwania. Powoduje to opóźnienia i pozostawia złe wrażenie. Inną kwestią, której nie można zbagatelizować, jest bliskość gniazdek elektrycznych oraz posiadanie przy sobie… przedłużacza, które może uratować Cię z niejednej opresji.

Brak wsparcia

Jednoczesne doglądanie cateringu i zaplecza technicznego jest trudne lub wręcz niemożliwe. Organizując szczególnie duże eventy dla firm, potrzebujesz kilkuosobowego zespołu, który będzie czuwał nad różnymi obszarami imprezy. Już na etapie planowania zmapuj wszystkie czynności i przydziel je do konkretnych osób. Warto określić, w których godzinach pomoc będzie potrzebna w największym stopniu. Jeżeli chcesz mieć spokojną głowę, lepiej skorzystaj z pomocy agencji eventowej, która zajmie się wszystkim od A do Z, zapewniając szybką realizację zadań.

Źle dobrane atrakcje

Uczestnicy eventu zwracają również uwagę na atrakcje na imprezie firmowej. Muszą być dobrze dobrane do tematyki wydarzenia. Fotobudka nie będzie trafionym pomysłem podczas konferencji dla prezesów i menedżerów, gdzie większość uczestników występuje „pod krawatem”. Innymi prawami rządzi się event biznesowy, a innymi luźna impreza firmowa.

Planuj z głową – podsumowanie

Jak widać, pułapek czyhających na organizatorów eventów jest naprawdę wiele, ale jeśli zastosujesz się do naszych wskazówek, unikniesz gaf, a wydarzenie nie zakończy się fiaskiem. Jednak warto zwrócić uwagę, że choć nikomu nie odmawiamy zdolności organizacyjnych, to podejście Zosi Samosi może czasem bardziej zaszkodzić niż pomóc. Dlatego dobrze przemyśl i zaplanuj swoje prace lub skorzystaj z pomocy specjalistów, którzy bazując na wieloletnim doświadczeniu, wiedzą, jak zorganizować event z sukcesem.

Potrzebujesz pomocy podczas organizacji eventu?